IMMEDIATELY REQUIRED
Administration & Procurement Officer
Full-time-Service Contract with possibility extension, Jakarta based, 1 (0ne) Position.
A. Latar Belakang
Yayasan Gemilang Sehat Indonesia (YGSI) sebelumnya Rutgers Indonesia adalah sebuah organisasi yang berbasis di Indonesia dan berafiliasi dengan Rutgers di Belanda. YGSI bekerja sama dengan mitra implementasi, penelitian, dan advokasi di berbagai provinsi di Indonesia untuk meningkatkan kesehatan seksual dan reproduksi serta penerimaan hak-hak seksual, kesetaraan gender, dan pencegahan kekerasan berbasis gender.
YGSI menjawab berbagai tantangan dan permasalahan yang dihadapi kaum muda terkait kesehatan dan kesejahteraan seksual dan reproduksi mereka. Hal ini dilakukan antara lain dengan memberdayakan mereka melalui penelitian dan advokasi, implementasi program, dan pengelolaan hibah.
Untuk mendukung operasionalnya, YGSI saat ini sedang mencari kandidat nasional yang berkualifikasi tinggi untuk mengisi posisi Administration & Procurement Officer.
B. Tujuan Pekerjaan
Di bawah pengawasan Manajer Sumber Daya Manusia & Administrasi; posisi ini akan bekerja sama dengan Program Administrative Officer (PAO) untuk mengatur tugas-tugas yang berkaitan dengan kegiatan operasional kantor di YGSI.
C. Tanggung Jawab Utama
Administrasi:
- Memberikan bantuan dalam mengatur kegiatan kantor sehari-hari (termasuk front-office, korespondensi, perizinan, peralatan kantor dan memastikan sistem Informasi dan Teknologi berjalan dengan lancar);
- Menjaga keamanan kantor sesuai kebutuhan dan memberikan bantuan dalam memantau pelaksanaan prosedur Keamanan dan Keselamatan dan Kode Etik;
- Mengorganisir kegiatan-kegiatan yang bersifat non-program (rapat, pelatihan, lokakarya, perjalanan dinas) serta menangani kebutuhan logistik, akomodasi, transportasi dan administrasi bagi staf YGSI;
- Membantu pengurusan dokumen-dokumen yang diperlukan oleh staf (seperti paspor, visa, dan dokumen lainnya) yang diperlukan untuk kepentingan perjalanan bisnis (dalam dan luar negeri);
- Menjaga sistem pengarsipan dan pengarsipan tetap berjalan dengan baik dan juga untuk memastikan bahwa materi komunikasi (project brief, dll.) tersedia dengan baik, dipantau, dan bahwa Perwakilan RI selalu mendapatkan informasi terbaru tentang hal ini;
- Menjaga semua aset kantor, keamanan, asuransi, melacak pergerakan, memperbarui daftar aset secara teratur dan melakukan pengecekan langsung;
- Bekerja sama dengan Petugas Administrasi Program dalam mengelola inventaris aset YGSI;
- Mengelola penyimpanan untuk memastikan semua inventaris tertata rapi dan mencatat stok masuk dan keluar
- Memastikan bahwa semua fasilitas & peralatan kantor berfungsi dengan baik setiap saat dan bertanggung jawab untuk mengatur perbaikan, penggantian & pemeliharaan;
- Berpartisipasi dan memperbarui dalam pengembangan dan pembentukan pendaftaran kantor, kebijakan, prosedur, dan pedoman termasuk:
Persyaratan pendaftaran dan pelaporan kantor di bawah Undang-Undang Ketenagakerjaan Indonesia;
Panduan kebijakan & prosedur kantor;
Kebijakan dan prosedur lain yang disyaratkan oleh mitra institusi dan otoritas pengatur. - Tugas-tugas lain yang ditugaskan oleh supervisor.
Pengadaan
- Bekerja dengan tim program dan tim pendukung lainnya untuk mengembangkan rencana pengadaan untuk proyek-proyek baru dan membantu dalam semua proses pengadaan di Kantor YGSI;
- Melanjutkan pengadaan barang dan jasa untuk organisasi;
- Bertanggung jawab atas semua penerbitan dan pemantauan kontrak layanan & pemeliharaan;
- Memastikan prosedur pengadaan dan prosedur otorisasi diikuti, seperti:
Formulir Permintaan Pembelian, Pesanan Pembelian, dan Otorisasi Faktur
Menyortir penawaran, faktur, dan permintaan pembayaran dari pemasok yang masuk.
Kualifikasi, Pengalaman dan Keterampilan dan Kompetensi Berbasis Pekerjaan:
- Komitmen terhadap nilai-nilai YGSI (yaitu: keberagaman, menghargai orang lain, gender, orientasi seksual, agama, dan hak-hak perlindungan anak)
- Pendidikan minimal D3, diutamakan di bidang Administrasi Bisnis, Akuntansi, Sastra, atau Ilmu Perpustakaan
- Pengalaman kerja minimal 3 tahun di bidang pengadaan dan administrasi (diutamakan di lingkungan nirlaba internasional)
- Kemampuan untuk melakukan banyak tugas dan memenuhi tenggat waktu yang ditentukan
- Terorganisir, proaktif, berkomitmen, dan berpikiran melayani
- Kemampuan untuk memprioritaskan beban kerja, menggunakan inisiatif dan bekerja secara mandiri
- Secara konsisten belajar dan memiliki sikap yang dapat melakukan sesuatu.
- Memiliki kompetensi yang baik dalam menggunakan Microsoft Office dan pengalaman menggunakan perangkat lunak akuntansi lebih diutamakan
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris (lisan dan tulisan) dan dapat bekerja dalam lingkungan multikultural, termasuk dengan anggota staf nasional dan internasional
Durasi Kontrak : 1 (satu) tahun dengan kemungkinan perpanjangan
Tanggal Mulai yang diharapkan : Minggu ke-2 Maret 2024
Tempat Tugas : Jakarta Jakarta
